Jak założyć firmę transportową krok po kroku

W skrócie

Założenie firmy transportowej to nie jedna procedura, tylko cztery równoległe wątki, z których dopiero wszystkie razem dają zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Rejestracja działalności zajmuje dzień. Zebranie czterech wymogów z art. 3 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009 — zwykle od dwóch do sześciu miesięcy.

Cztery wymogi:

1. Rzeczywista i stała siedziba (art. 5) — tu mieści się baza eksploatacyjna.
2. Dobra reputacja (art. 6 rozp. 1071/2009, art. 7d u.t.d.).
3. Zdolność finansowa (art. 7) — 9 000 EUR na pierwszy pojazd, 5 000 EUR na każdy kolejny.
4. Kompetencje zawodowe (art. 8) — certyfikat kompetencji zawodowych (CKZ).

Poniżej — praktyczna kolejność, z zaznaczeniem, co da się zrobić równolegle, a co blokuje kolejny krok.

Krok 1. Wybór formy działalności

Dwie realne ścieżki:

• Jednoosobowa działalność gospodarcza (CEIDG) — rejestracja online, bez kapitału zakładowego, najprostsza księgowość. Wada: odpowiedzialność całym majątkiem osobistym, co przy flocie pojazdów i ładunkach o wartości kilkuset tysięcy złotych bywa dotkliwe.
• Spółka z o.o. (KRS) — ograniczona odpowiedzialność, łatwiejsze wejście wspólnika lub inwestora, ale podwójne opodatkowanie i pełna księgowość.

Przy zgłoszeniu wskazujesz kod PKD 49.41.Z — transport drogowy towarów. Sama rejestracja nie daje prawa do zarobkowego przewozu — to dopiero warunek wstępny.

Uwaga na adres siedziby. Adres w CEIDG lub KRS i adres bazy eksploatacyjnej to dwie różne rzeczy, ale organ patrzy na oba i ocenia, czy działalność jest prowadzona rzeczywiście, a nie tylko „na papierze". Siedziba pod adresem zameldowania w bloku, bez żadnego miejsca, w którym mógłby stanąć zestaw, to klasyczny scenariusz problemów przy pierwszej kontroli.

Krok 2. Certyfikat kompetencji zawodowych (CKZ)

To najdłuższy element układanki, więc zacznij od niego, nie od kupowania ciągnika.

Certyfikat potwierdza spełnienie wymogu kompetencji zawodowych z art. 8 rozporządzenia 1071/2009. Trzy fakty, które trzeba rozumieć:

• Certyfikat należy do osoby, nie do firmy. Wydawany jest osobie fizycznej i wędruje razem z nią.
• Nie musisz mieć go osobiście — wystarczy, że posiada go wyznaczony zarządzający transportem. Może to być wspólnik, pracownik albo osoba na umowie cywilnoprawnej, przy zachowaniu wymogu rzeczywistego kierowania operacjami transportowymi.
• Odejście zarządzającego to sytuacja awaryjna. Firma zostaje bez jednego z czterech wymogów i ma ograniczony czas na uzupełnienie braku, zanim organ wszczyna postępowanie.

Uzyskanie certyfikatu wymaga zdania egzaminu obejmującego m.in. prawo cywilne i handlowe, prawo pracy, prawo podatkowe, działalność gospodarczą i zarządzanie finansami, dostęp do rynku, normy techniczne i bezpieczeństwo drogowe. W określonych przypadkach możliwe jest zwolnienie z części egzaminu na podstawie wykształcenia — sprawdź to zanim zapiszesz się na pełen kurs.

Krok 3. Zdolność finansowa

Wymóg z art. 7 rozporządzenia 1071/2009: 9 000 EUR na pierwszy pojazd i 5 000 EUR na każdy kolejny. Dla floty pięciu pojazdów daje to 9 000 + 4 × 5 000 = 29 000 EUR.

Dwa nieporozumienia warto rozbroić od razu:

1. To nie jest kwota do zamrożenia na koncie. Zdolność finansową dokumentuje się rocznym sprawozdaniem finansowym potwierdzonym przez audytora lub odpowiednio upoważnioną osobę, a za zgodą organu — gwarancją bankową albo ubezpieczeniem, w tym ubezpieczeniem odpowiedzialności zawodowej.
2. To nie jest kapitał, który wystarczy na start. Wymóg ustawowy pokrywa jedynie formalność. Realne zapotrzebowanie na kapitał obrotowy — paliwo, opłaty drogowe, wynagrodzenia, terminy płatności 45–60 dni od zleceniodawców — jest zwykle znacząco wyższe.

Dla pojazdów o DMC od 2,5 do 3,5 tony rozporządzenie w brzmieniu po Pakiecie Mobilności przewiduje niższe progi. Jeśli budujesz flotę wyłącznie z busów w przewozach międzynarodowych, potwierdź aktualne wartości bezpośrednio w urzędzie — obowiązek posiadania zezwolenia i licencji wspólnotowej obejmuje te pojazdy od 21 maja 2022 r.

Krok 4. Baza eksploatacyjna

Baza jest częścią pierwszego wymogu — rzeczywistej i stałej siedziby (art. 5 rozporządzenia 1071/2009). Definicja z art. 4 pkt 21a ustawy o transporcie drogowym (tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1490):

miejsce będące w dyspozycji przedsiębiorcy, przystosowane do prowadzenia działalności transportowej w sposób zorganizowany i ciągły, w skład którego wchodzi co najmniej jeden z następujących elementów: miejsce postojowe, miejsce załadunku, rozładunku lub łączenia ładunków, miejsce konserwacji lub naprawy pojazdów.

Co z tego wynika dla firmy na starcie:

• „Dysponuje", nie „posiada" — najem, dzierżawa i użyczenie są dopuszczalne. Nie musisz kupować działki.
• Wystarczy jeden z trzech elementów — sam plac postojowy spełnia definicję.
• Liczba miejsc postojowych: co najmniej 1/3 liczby zgłoszonych pojazdów (art. 5 ust. 2c u.t.d.); przy zgłoszeniu nie więcej niż dwóch pojazdów — minimum jedno miejsce. Przy kilku bazach miejsca się sumują (art. 5 ust. 2d).
• Oświadczenie o bazie składasz pod rygorem odpowiedzialności karnej — art. 7a ust. 6 u.t.d., w związku z art. 233 Kodeksu karnego (zagrożenie od 6 miesięcy do 8 lat). To najpoważniejszy formalnie dokument w całym wniosku.

Więcej o wymaganiach i kontrolach: baza eksploatacyjna — wymagania ITD 2026 .

Krok 5. Wniosek o zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego

Podstawa: art. 5 ust. 1 u.t.d. Organ: starosta właściwy dla siedziby przedsiębiorcy (art. 7 ust. 2 pkt 1 u.t.d.). GITD jest właściwy tylko wtedy, gdy przedsiębiorca nie wystąpił do starosty.

Do wniosku dołącza się m.in.:

• oświadczenie osoby zarządzającej transportem wraz z kopią certyfikatu kompetencji zawodowych,
• dokumenty potwierdzające zdolność finansową,
• oświadczenie o bazie eksploatacyjnej z podaniem adresu i liczby miejsc postojowych,
• oświadczenie o niekaralności przedsiębiorcy i zarządzającego transportem (dobra reputacja),
• wykaz pojazdów, które mają być zgłoszone,
• dowody wniesienia opłat administracyjnych.

Zezwolenie jest bezterminowe. Do każdego pojazdu wydawany jest osobny wypis z zezwolenia — i to wypis wozi się w pojeździe.

Dokładne stawki opłat administracyjnych określa rozporządzenie ministra właściwego do spraw transportu i bywają nowelizowane. Zweryfikuj je bezpośrednio w urzędzie, w którym składasz wniosek — nie przepisuj kwot z artykułów sprzed kilku lat.

Krok 6. Licencja wspólnotowa — tylko jeśli wyjeżdżasz za granicę

Do przewozów międzynarodowych na terenie UE potrzebna jest dodatkowo licencja wspólnotowa, którą wydaje wyłącznie Główny Inspektor Transportu Drogowego. Warunkiem jej uzyskania jest wcześniejsze posiadanie zezwolenia.

Zależność działa też w drugą stronę: utrata zezwolenia — na przykład za brak bazy eksploatacyjnej — pociąga za sobą utratę licencji wspólnotowej. Różnice między tymi dwoma dokumentami, mylonymi pod wspólną potoczną nazwą „licencja transportowa", rozplątaliśmy szczegółowo tutaj: licencja transportowa — zezwolenie czy licencja wspólnotowa .

Krok 7. KREPTD, kontrole i utrzymanie uprawnień

Dane przewoźnika, zarządzającego transportem i stwierdzone naruszenia trafiają do KREPTD — Krajowego Rejestru Elektronicznego Przedsiębiorców Transportu Drogowego prowadzonego przez GITD. Rejestr jest powiązany z rejestrami innych państw członkowskich, więc naruszenia stwierdzone w Polsce są widoczne dla organów kontrolnych za granicą.

Uzyskanie zezwolenia to nie koniec, tylko początek obowiązków:

• Kontrola spełniania wymogów co najmniej raz na 5 lat — art. 84 ust. 2 u.t.d.
• Procedura naprawcza: art. 13 rozporządzenia 1071/2009 — organ zawiadamia o stwierdzonym ryzyku i wyznacza termin na sanację, do 6 miesięcy. Po bezskutecznym upływie terminu: zawieszenie albo cofnięcie zezwolenia. Orzecznictwo NSA (II GSK 429/23) jest bezlitosne: sanacja po terminie nie ratuje zezwolenia.
• Powrót kierowcy co 3–4 tygodnie — art. 8 ust. 8a rozporządzenia (WE) nr 561/2006, do centrum operacyjnego pracodawcy albo do miejsca zamieszkania kierowcy. Przedsiębiorstwo musi to dokumentować.
• Powrót pojazdu co 8 tygodni już nie obowiązuje. Wyrokiem z 4 października 2024 r. w sprawach połączonych C-541/20 do C-555/20 TSUE stwierdził nieważność tego przepisu — z powodu proceduralnego, bo Parlament i Rada nie wykazały, że dysponowały wystarczającymi informacjami do oceny jego proporcjonalności. Komisja może obowiązek przywrócić, więc nie planuj modelu operacyjnego wyłącznie na tej podstawie.

Typowe błędy pierwszego roku

1. Kupno ciągnika przed zebraniem wymogów. Rata leasingowa biegnie od pierwszego miesiąca, a zezwolenie potrafi zająć kwartał. Kolejność odwrotna do intuicyjnej: najpierw papiery, potem stal.
2. Baza „pod domem" bez realnego miejsca postojowego. Najczęstsza przyczyna zakwestionowania wymogu siedziby przy jednoosobowych działalnościach.
3. Umowa najmu placu, który obsługuje więcej najemców, niż ma miejsc. Jeśli fizycznie nie da się zaparkować wszystkich zgłoszonych pojazdów, organ uznaje tytuł prawny za pozorny.
4. Traktowanie oświadczenia o bazie jak formalności. Składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej.
5. Planowanie pustych przebiegów „na wszelki wypadek" pod nieobowiązujący już obowiązek powrotu pojazdu co 8 tygodni.
6. Brak planu B na wypadek odejścia zarządzającego transportem.

Realistyczny harmonogram

Wąskim gardłem prawie zawsze jest CKZ, a zaraz po nim baza. Jeśli chcesz skrócić czas do złożenia wniosku, są to dwa miejsca, w których warto działać najwcześniej.

Baza eksploatacyjna z wynajmu — kiedy ma sens

Dla firmy startującej z jednym lub dwoma pojazdami inwestycja we własny plac rzadko się broni. Wystarczy jedno miejsce postojowe, a koszt gruntu, utwardzenia i ogrodzenia zamraża kapitał, który jest potrzebny na paliwo i opłaty drogowe. Porównanie wynajmu i własnej inwestycji opisaliśmy tutaj: koszt wynajmu bazy eksploatacyjnej .

PHS Magnum prowadzi bazę w Choruli koło Opola, 4 km od zjazdu z A4 w Gogolinie, działającą w systemie zarządzania jakością ISO 9001:2015. Plac spełnia jednocześnie wszystkie trzy elementy definicji ustawowej — jest miejscem postojowym, miejscem przeładunku oraz miejscem konserwacji i naprawy pojazdów. Korzystają z niego przewoźnicy z całej Polski.

Jeśli szukasz miejsc postojowych do bazy eksploatacyjnej: wynajem miejsc postojowych w bazie w Choruli .

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na lipiec 2026 r. Zakres dokumentów wymaganych przez konkretne starostwo może się różnić — przed złożeniem wniosku potwierdź listę w urzędzie właściwym dla Twojej siedziby.